詳細(xì)周密的策劃---會(huì)議成功的關(guān)鍵

來源：     作者：李文婷    2009-08-17

　　無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會(huì)面臨各種問題：

　　1、需要做些什麼？

　　會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

　　2、誰來籌劃會(huì)議？

　　從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

　　3、會(huì)議籌劃者的職責(zé)：

　　作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。

　　1、 善于與人共事

　　2、 善于注意小節(jié)

　　3、 善于解決問題

　　4、 善于與人協(xié)商

　　5、 能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜

　　6、 熟悉酒店運(yùn)作

　　7、 能夠安排恰到好處的菜單

　　8、 能夠熟練操作電腦

　　9、 能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道

　　10、能妥善接待貴賓和外國客人

　　11、熟知各種禮儀

　　12、行事果斷、執(zhí)著

　　4、會(huì)議籌劃者的任務(wù)：

　　1、 制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)

　　2、 制定會(huì)議議程

　　3、 了解可供使用的場所和設(shè)施情況

　　4、 選擇或提議合適的場所

　　5、 檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施

　　6、 安排交通事宜

　　7、 協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)

　　8、 招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員

　　9、 制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作

　　10、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排

　　11、視察選定的場所和設(shè)施

　　12、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司）

　　13、確定印刷公司

　　14、安排食品、飲料有關(guān)事宜

　　15、討價(jià)還價(jià)

　　16、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系

　　5、主要會(huì)議類型：

　　1、 銷售會(huì)議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議，或者是對前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

　　2、 年會(huì)：可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。

　　3、 產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

　　4、 研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見反饋。

　　5、 專業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問題、解決問題的小組會(huì)議。

　　6、 獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

　　7、 培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需要有特定的場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

　　6、會(huì)議籌劃步驟：

　　1、 目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些：

　　2、 培訓(xùn) 、 通知 、 教育 、 探討問題 、 做決策

　　3、 引入新事物或介紹新人員

　　4、 激勵(lì)、開發(fā)、展示、促進(jìn)與改善、 解決問題

　　5、 討論如何贏利 # 贏利

　　7、在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

　　1、 預(yù)計(jì)召開會(huì)議的日期；

　　2、 會(huì)議預(yù)計(jì)召開幾天；

　　3、 打算在什麼地方召開會(huì)議；

　　4、 會(huì)議形式或程序是什麼；

　　5、 需要多大的場地；

　　6、 以前開過這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；

　　7、 將有多少人到會(huì)；

　　8、 會(huì)議預(yù)算是多少；

　　9、 與會(huì)者對費(fèi)用開支很在意嗎？

　　10、打算選用什麼級別的酒店和設(shè)施；

　　11、打算選用最高級的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；

　　12、誰來制作會(huì)議邀請函；

　　13、會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？

　　14、會(huì)議的發(fā)言人有哪些？

　　15、會(huì)議需要什麼樣的視聽設(shè)備；

　　16、需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；

　　17、與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？

　　18、打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？

　　19、由誰來承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。