會議公司會議組織策劃接待會議流程

來源：     作者：吳耿    2009-03-10

　　1、提供各類行業會議、新產品展銷會及培訓班專業策劃、優質接待服務；

　　2、提供會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及秘書服務；

　　3、提供媒體宣傳采訪、信息發布、網站服務；

　　4、提供商務人士、自駕車人士吃、住、行、游、購、娛等一條龍優惠套餐套票業務服務；

　　5、提供機、車、船票等委托代辦服務。

　　“相識自是有緣，群賢以客為尊”，我們將以良好的素質、高效周到的服務、專業的會議策劃及高質量的接待、合理的價格，為廣大客戶提供優質的服務！

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　　會議策劃組織

　　一、 會前準備

　　1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？

　　2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？

　　3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組. 限定每個項目的商議時間。

　　4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。

　　5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。

　　6、根據要討論的問題限定與會人員。

　　7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。

　　二、會議期間控制

　　1、敘述會議的目的。

　　2、核對并記錄與會者。

　　3、根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。

　　4、給每一個人表述自己意見的機會。

　　5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。

　　6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。

　　7、堅持預定的時間，不要拖延。

　　8、在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。

　　9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。

　　10、確定下次會議的議題和時間。

　　三、會后工作

　　1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。

　　2、根據會議，對執行進行監督和檢查。

　　會議接待流程23條

　　會前工作：

　　1、與會議主辦者洽談。

　　2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

　　3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

　　4、與會議主辦者確認會議接待方案。

　　5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

　　6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

　　7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

　　8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）

　　會中工作：

　　9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。

　　10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。

　　11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

　　12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

　　13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

　　14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

　　15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。

　　16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

　　17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

　　18、協調會議期間的交通工具的安排。

　　19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

　　會后工作：

　　20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

　　21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

　　22、與會議主辦者的費用結算工作。

　　23、歡送代表工作。